وتوفر الارشادات للبيانات الوصفية لمشروع UCLA و" المشروع الدولي لرقمنة المطبوعات العابرة " (IDEP) مواصفات وصفية للمؤسسات الشريكة للمعهد بهدف إنشاء فهم مشترك ومجموعة من الممارسات في كافة مجموعات المعهد. ومن شأن اتباع هذه المبادئ التوجيهية أن يؤدي إلى بيانات وصفية متسقة تصف بشكل دقيق وكاف مجموعات المعهد، وتيسر البحث الموحد، وتكون قابلة للمشاركة بسهولة بين المؤسسات.
وتسعى هذه المبادئ التوجيهية إلى تقديم توصيات دقيقه ومحددة كلما كان ذلك ممكنا. ومع ذلك، هناك في كثير من الأحيان الخيارات التي يتعين اتخاذها، وهناك مجموعة من الاحتمالات تتراوح بين مقبولة الى المثالية. وبالإضافة إلى ذلك، فإن المقصود من هذه المبادئ التوجيهية أن تنطبق على مجموعة واسعة من أشكال البيانات الوصفية وأنواع الموارد. وفي اتباع هذه المبادئ التوجيهية، سيصف المساهمون في البيانات الوصفيه كل من الكائن الأصلي والبديل الرقمي للكائن الأصلي في أجزاء مختلفة من السجل.
يستغرق الأمر وقتا وجهدا لإنشاء بيانات وصفية قابلة للمشاركة، ولكن هناك العديد من الفوائد:
وبما أن المساهمين في البيانات الوصفيه قد لا يتوفر لديهم الوقت أو الموارد لتتوافق مع جميع التوصيات، فإن هذه المبادئ التوجيهية تنقسم إلى قسمين:
بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمكتبة الرقمية بناء خدمات أكثر قوة (مثل ميزات البحث المتقدم) حول البيانات الوصفيه الأكثر ثراء. وإذا لم يتمكن المساهمون في البيانات الوصفية من تقديم العناصر الموصى بها بأنفسهم، فإننا نشجعهم على التشاور مع المكتبة الرقمية لجامعة كاليفورنيا و / أو التعاون مع شركاء آخرين لإضافتهم إلى السجلات أو تعزيزها.
يجب تقديم البيانات الوصفية لمجموعات " المشروع الدولي لرقمنة المطبوعات العابرة " IDEP إلى المكتبة الرقمية UCLA في شكل جدول بيانات. ولتيسير هذه العملية، أنشأت المكتبة الرقمية UCLA نموذج جدول للبيانات الوصفيه الذي يمكن استخدامه كنقطة انطلاق لجمع وتسجيل البيانات الوصفية التي تصف مجموعات المعهد. يتضمن جدول البيانات أعمدة مهيأة مسبقا للحقول المطلوبة * والحقول الموصى بها، بالإضافة إلى الأوصاف، والروابط إلى الموارد، وإرشادات الاستخدام.
يتضمن نموذج جدول بيانات البيانات الوصفية أيضا نماذج (علامات تبويب) لأنواع معينة من الموارد (الكتب والمسلسلات والمجموعات الأرشيفية). تستند النماذج في علامات التبويب هذه إلى الورقة الأصلية (العامة)، ولكن تم تعديلها لتلبية احتياجات البيانات الوصفية لأنواع الموارد المحددة، ويجب استخدامها عند الاقتضاء. في بعض الحالات، تم ملء مجموعة من القيم مسبقا، مما يسمح باختيار القيمة المناسبة من القائمة المنسدلة. إذا لم يصف أحد القيم التي تم ملؤها مسبقا الكائن بدقة، يمكنك ملء قيمة جديدة؛ ومع ذلك، فإن معظم الحالات سوف تغطيها القيم الحالية.
لتسهيل الرجوع إلى هذا الدليل، تتضمن الأوصاف لكل حقل من الحقول روابط تشير إلى الفترة الوصفية ذات الصلة الموضحة في هذا الدليل. على سبيل المثال، في وصف العمود "العنوان"، هناك رابط يشير إلى ملخص المصطلح الوصفي ل "العنوان" في هذا الدليل.
وقد يكون إنشاء البيانات الوصفيه أمرا صعبا بالنسبة للبعض في البداية، ولكن المكتبة الرقمية UCLA ستعمل مع الشركاء لتحديد المصطلحات والقيم الوصفية ذات الصلة التي تصف مجموعات إيديب على نحو أفضل ولمواصلة تخصيص هذه النماذج لتلبية احتياجات المجموعة.
نموذج جدول بيانات البيانات الوصفية: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nEIsORvcOvL3xOH_CJEbPJGeb6Etj_Qbj-vF_ROgB0M/edit?usp=sharing
هنا سوف تجد مجموعة مختارة من المصطلحات المستخدمة في المبادئ التوجيهية وتفسيراتها.
ملف الهيئة : قائمة بأشكال موثوقة من العناوين (الأسماء، الموضوعات، الخ) المستخدمة للتأكد من أن العناوين يتم تطبيقها بشكل متسق. وعادة ما تتعلق بعناوين عناوين مكتبة الكونغرس (LCSH) أو ملف هيئة اسم مكتبة الكونغرس (LCNAF).
المحتويات القياسية : إرشادات حول تنسيق القيم التي تم إدخالها في عناصر البيانات الوصفية، وبناء الجملة، والمحتوى. أمثلة: قواعد الفهرسة الأنجلو أمريكية / وصف الموارد والوصول (AACR2/RDA), ، الوصف الببليوغرافي القياسي الدولي (ISBD)، فهرسة الكائنات الثقافية (CCO)، وصف المحفوظات: معيار المحتوى (DACS).
المفردات المتحكم فيها : مجموعة ثابتة من المصطلحات المفضلة المستخدمة لتوفير الاتساق في وصف الموارد واسترجاعها.
البيانات الوصفية : بيانات حول موارد الكائنات الرقمية التي تهدف إلى تحسين اكتشافها وتحديدها، وإقامة علاقات بين الموارد المختلفة.
المكونات : مكون منفصل للبيانات الوصفية مثل العنوان والتاريخ والتنسيق وغيرها، التي تصف خصائص المورد. العناصر قد تكون مؤهلة.
البيانات الوصفية : حرفيا، البيانات حول البيانات. في هذا السياق، البيانات حول الموارد والأشياء الرقمية.
البند : البديل الرقمي أو مظهر من الموارد الأصلية. إذا كان هناك شيء يولد الرقمية، الكائن ليس لديه أصل بديل.
الخاصية : سمات محددة، خصائص العلاقات المستخدمة لوصف أو توفير السياق لمورد.
المعيار : المصطلحات المستخدمة لجعل معنى عنصر أضيق أو أكثر محددة.
الموارد : الكيان الأصلي الموصوف بالسجل؛ وبعبارة أخرى، الموارد المادية أو التي تم إنشاؤها. مجموعة الموارد هي أيضا مورد.